Kunde zahlt nicht? So kommst du schnell an dein Geld!

​So läuft es normalerweise: Du generierst einen Auftrag, stimmst dich mit dem Kunden zu den Details ab, erledigst die Arbeit, lieferst sie dem Kunden, stellst eine Rechnung, der Kunde bezahlt, du kannst es verbuchen und alle sind glücklich. Doch nicht immer läuft es so einfach. Was also tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Hier ein paar Tipps, wie du schnell und zuverlässig an dein Geld kommst. 

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​Jeder kann mal was vergessen. Rechnungen können verlegt werden, kommen an der falschen Stelle an oder sogar überhaupt nicht. Deshalb solltest du nicht verärgert oder emotional reagieren, wenn du einen Kunden an eine offene Rechnung erinnern musst. Schließlich soll auch nicht der Eindruck entstehen, dass du auf das Geld dringend angewiesen bist. Auf der anderen Seite kann dein Hundternehmen nicht wachsen, wenn du zu viele Außenstände hast. Denn Cash Flow ​und Liquidität ist wichtig, wenn du sich dein Hundternehmen noch in der Aufbauphase befindet, du vielleicht noch nicht so viele Kunden hast oder eine große Investition geplant ist. 

Ich persönlich war schon lange nicht mehr in der Situation, dass ich meinem Geld hinterherlaufen muss. ​Glücklicherweise! Denn es raubt Zeit und Nerven, die Konten zu checken, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu schreiben und zahlungsunwilligen Kunden ​hinterher zu rennen. Deshalb habe ich mir schon vor ein paar Jahren professionelle Unterstützung in diesem Bereich gesucht und mir ein so genanntes Forderungsmanagement zugelegt. 

Und von denen habe ich folgende Tipps bekommen, mit denen sich bereits viele Probleme vermeiden lassen:

  • ​Setze Zahlungsziele: In jedem Schreiben und jeder Rechnung solltest du ein definitives Zahlungsziel (Datum) setzen und dieses auch konsequent verfolgen.
  • Rechtlich gesehen musst du ​nur eine Mahnung schicken: Bereits ab Ablauf des Zahlungszieles in deiner ersten Rechnung befindet sich der Kunde in Zahlungsverzug!
  • Dokumentiere den Schriftverkehr: Solltest du das Forderungsmanagement einsetzen müssen, ist es wichtig, dass jeglicher Schriftverkehr mit dem Kunden datumstechnisch erfasst ist.
  • Nichts schleifen lassen: Je länger du brauchst, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu schicken, desto unwahrscheinlicher ist es, dass der Kunde zahlt.
  • Neukunden: Es ist gängige Praxis, bei Neukunden z.B. für die ersten drei Bestellungen Vorkasse zu verlangen. So kannst du dir einen Eindruck von der Zahlungsmoral deines Kunden bilden.

Natürlich möchtest du einen neuen Kunden nicht gleich mit dem Forderungsmanagement drohen und so die potentiell langfristig gute Zusammenarbeit aufs Spiel setzen. Deshalb empfehle ich folgendes Vorgehen, mit dem ich in den letzten Jahren gut gefahren bin.

​Die Rechnungstellung

​Nutze ein professionelles Rechnungstool!

Rechnungen, die du mit Word oder Excell auf deinem Computer schreibst kommen mitunter nicht so gut an beim Finanzamt, da es leicht ist, diese zu manipulieren. Nutze deshalb am besten ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das jedem Kunden automatisch eine Kundennummer zuweist und fortlaufende Rechnungsnummern erstellt. Letztere sind besonders wichtig, denn das Finanzamt sieht es nicht gerne, wenn eine Rechnungsnummer fehlt oder doppelt vergeben ist.

Ich persönlich arbeite mit Debitoor, einer einfachen, übersichtlichen und vor allem kostengünstigen Lösung für Hundternehmer. Es gibt aber auch noch zahlreiche andere Programme auf dem Markt. Schau dich einfach ein bißchen um und suche dir ein Programm, mit dem du gut klar kommst und das deine Anforderungen erfüllt.

​Suche Kontakt zum Kunden

​Wie eingangs bereits erwähnt und sicherlich kennst du das auch von dir selbst, manchmal gehen Dinge einfach unter. Bei Versand von E-Mails kann es vorkommen, dass deine Rechnung nicht gesendet wird, beim Empfänger im Spam-Filter ​oder irgendwo sonst im Nirwana landet. Bei Einzelhundternehmern kann es auch aufgrund von Krankheit, privaten Gründen oder außergewöhnlich viel Arbeit zu Zahlungsverzug kommen. 

Oft hilft es, den Kunden kurz anzurufen und freundlich zu fragen, ob er die Rechnung erhalten hat und aus welchem Grund sie noch nicht bezahlt wurde. Meist regelt sich die Sache dann sehr schnell. Ein netter Anruf ist sicherlich erst einmal der beste Weg, um die aufkeimende Beziehung zu deinem Kunden ​nicht gleich mit einer Mahnung aufs Spiel zu setzen.

Wichtig ist auch hier: Notiere dir Datum und Zeit des Anrufes, mit wem du gesprochen hast und vereinbare ein Zahlungsziel!

​Die Zahlungserinnerung

​Wenn auch die Zahlungsfrist, die du bei deinem Anruf beim Kunden vereinbart hast, abgelaufen ist, wird es Zeit, eine kleine Zahlungserinnerung zu schicken. Auch hier solltest du betont freundlich bleiben und davon ausgehen, dass es sich um ein Versehen handelt. Setze noch einmal eine Frist (in der Regel eine Woche), in der du um Zahlung des offenen Betrages bittest. 

Setze folgenden Satz ein: "Wenn Sie die Rechnung in der Zwischenzeit bezahlt haben, betrachten Sie diesen Schreiben bitte als gegenstandslos."

Ich weise ​bei größeren Beträgen auch immer darauf hin, dass wir als kleines Hundternehmen darauf angewiesen sind, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und Außenstände für uns nur schwer zu verkraften sind. Damit ​signalisierst du zwar, dass du ​klein bist, aber in meiner Erfahrung hat das meist funktioniert. Außerdem bereitest du damit untergründig direkt den nächsten Schritt vor.

​Mahnungen

​Nach Ablauf der Zahlungsfrist deiner Zahlungserinnerung solltest du relativ kurzfristig eine Mahnung schicken. Es gibt verschiedene Mahnstufen, die du auch mit einer Mahngebühr belegen kannst. Ich würde auch bei der ersten Mahnung noch freundlich bleiben, aber sehr bestimmt zum Ausdruck bringen, dass es jetzt wirklich Zeit wird, die Rechnung zu bezahlen. 

​Ich persönlich schicke nur eine Mahnung. Darin weise ich darauf hin, dass nach Ablauf dieser Zahlungsfrist die Angelegenheit ohne weitere Ankündigung an mein Forderungsmanagement weitergeleitet wird. Dem betreffenden Kunden sage ich, dass dies automatisch passiert, ziehe mich so aus der Verantwortung und mache klar, dass sich Diskussionen nicht lohnen. Der Hinweis, dass das Einschalten des Forderungsmanagements mit erheblichen Mehrkosten für den Kunden verbunden ist, zeigt meist seine gewünschte Wirkung und die Rechnung wird überwiesen.

Trotzdem zeige ich mich gesprächsbereit, falls der Kunde (bei einem höheren Betrag) z.B. eine Ratenzahlung vereinbaren möchte. Das ist dann natürlich okay, gesetz dem Fall, dass die vereinbarten Raten auch eingehalten werden.

Du kannst natürlich selbst entscheiden, wie viele Mahnungen du schicken möchtest. Mein Forderungsmanagement hat mich ​darauf hingewiesen, dass sich in in der Regel und nach ihrer Erfahrung mit jeder weiteren Mahnung die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass man ewig seinem Geld hinterherläuft und eventuell sogar vor Gericht ziehen muss.

​Mahngebühren

​Sobald sich der Kunde in Zahlungsverzug befindet, kannst du ihm Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen. Theoretisch gesehen sind also bereits ab der 1. Mahnung Mahngebühren fällig. Die Höhe entscheidest du natürlich selbst, aber es gibt auch eine gesetzliche Regelung.

Bei Verbrauchern sind das 5% über dem Basiszinssatz, bei Geschäftskunden sogar 9% über dem Basiszinssatz. Außerdem darfst du bis zu 40 € als Entschädigungspauschale für den entstandenen Schaden und Mehraufwand berechnen.

​Immer noch kein Geld da?

​Stoßen auch deine Mahnungen auf taube Ohren, wird es Zeit, zu härteren Mitteln zu greifen. Da der Ton zwischen dir und deinem Kunden bereits härter geworden ist, brauchst du dir jetzt auch keine Sorgen mehr um die Kundenbeziehung zu machen. Unabhängig davon ist schon allein per Definition ein Kunde nur jemand, der für die empfangenen Leistungen auch bezahlt. Wer nicht zahlt, ist ​kein Kunde, also auch kein König! So einfach ist das! 😉

​Wenn also all deine Erinnerungen und Mahnungen keine Früchte tragen, solltest du dir professionelle Unterstützung holen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens: Hier wendest du dich einfach an das zuständige Mahngericht und stellst einen entsprechenden Antrag (geht hier auch online). Der säumige Schuldner erhält dann ein Schreiben vom Amtsgericht, das ihn erneut zur Zahlung des offenen Betrags auffordert. Sollte auch dieses Schreiben keine Wirkung zeigen, bekommst du einen offiziellen Vollstreckungstitel und kannst pfänden.
  • Schalte einen Anwalt ein: Ein Schreiben vom Anwalt zeigt oft Wirkung und die Rechnung wird bezahlt. Der Anwalt kann dir außerdem bei weiteren Schritten unterstützend zur Seite stehen. Der Nachteil ist jedoch, dass du die Kosten hierfür vorstrecken musst. Diese richten sich nach der Höhe des Streitwertes. Sollte der Kunde in Insolvenz gehen, schaust du nicht nur in die Röhre, was die Bezahlung deiner Rechnung angeht, sondern bleibst auch noch auf den Anwaltskosten sitzen.
  • Wende dich an ein Inkassobüro: Manche Inkassobüros zahlen dir die Rechnung aus eigener Tasche und holen sich den offenen Betrag dann vom Kunden zurück. Die Kosten für das Inkassobüro werden dir allerdings in den meisten Fällen vom Rechnungsbetrag abgezogen, so dass du hier mit weniger Geld rechnen musst.
  • Hole dir ein Forderungsmanagement: Bei meinem ist es toll, denn die Kosten werden direkt dem säumigen Kunden in Rechnung gestellt. Ich muss also nicht in Vorkasse gehen, warte aber trotzdem auf die Zahlung der Rechnung, bis mein Forderungsmanagement Erfolg hatte und d​iese bezahlt ist. Der Vorteil für mich: Ich muss mich um nichts mehr kümmern und kann mich wieder auf mein Geschäft konzentrieren. ​Im Falle einer Insolvenz des Kunden schauen aber beide (ich und das Forderungsmanagement) in die Röhre.

​Natürlich hoffen wir alle, dass sich zahlungsunwillige Kunden in Grenzen halten. ​Dennoch kommt es hin und wieder vor und darauf solltest du vorbereitet sein und einen Plan haben. Denn der Ärger und der Zahlungsausfall können sich auf den Rest deines Hundternehmens auswirken. 

Hast du bereits Erfahrungen mit Kunden, die nicht zahlen wollen? Wie bist du damit umgegangen, um am Ende an dein wohlverdientes Geld zu kommen? Berichte uns von deinen Erfahrungen und kommentiere unter dem Blogbeitrag.

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